La Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, es una dependencia subordinada de la Administración General, que tiene el doble cometido de dirigir el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos del MDMQ, y guardar y procesar de manera técnica y eficiente la documentación de la ciudad con valor patrimonial.

Por lo expuesto, mediante Resolución Nº A 0059 de 19 de Junio de 2008, el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito a través de la Administración General, crea la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, Dependencia Municipal a la que se le atribuye la función de velar por la seguridad, conservación, integridad y correcta administración de los fondos, colecciones y más recursos archivísticos de la Municipalidad e implementar políticas para la preservación de patrimonio documental.

En relación con el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos del MDMQ, constituye el órgano integrador de la red de archivos municipales con unidad conceptual y funcional, gestor de principios, normas y procedimientos para una adecuada gestión, procesamiento, preservación, conservación, acceso y difusión del patrimonio documental del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.

La misión es velar y cuidar de todo el patrimonio documental del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, constituido por el conjunto de documentos generados, recibidos o reunidos en el ejercicio de las funciones de cada una de las dependencias del MDMQ.

Estructura del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos del MDMQ
Constituyen órganos del Sistema los siguientes:

• Dirección Metropolitana de Gestion Documental y Archivos.
• Las Comisines Interinstitucionales.
• Comisión de Valoración y Evaluaciones Documental.
• Las Unidades de Gestión Documental y Archivo del MDMQ.

Unidades de Gestión Documental y Archivo del MDMQ
Son las unidades administrativas responsables de procesar y gestionar técnicamente según la normativa establecida, la documentación e información, que por trámite, ingresa o se genera en las dependencias municipales en el ejercicio de sus funciones específicas, y constituye patrimonio documental del MDMQ, facilitando la gestión institucional, transparencia, difusión, acceso a la documentación e información, y el servicio a la institución y al ciudadano.

Observando estrictamente el ciclo de vida de la documentación oficial, es decir desde su recepción o producción por los distintos órganos y unidades administrativas de la institución, hasta su eliminación o conservación permanente, son consideradas Unidades de Gestión Documental y Archivo del MDMQ del Sistema las siguientes:

• Archivos de oficina o Gestión
• Archivos Centrales de Dependencia
• Archivo Metropolitano Intermedio
• Archivo Metropolitano de historia y de la Ciudad de Quito